Generellt kan man säga att en interimsledare behövs för att en organisation inte fungerar som den borde. När problemen är lösta behövs inte interimsledaren längre. Sandras situation är ett tydligt exempel på ett tillfälligt behov av kompetens, när en specifik uppgift behöver lösas. Detta behov kan också uppstå vid ett krisläge – om en nyckelperson plötsligt slutar, om en fabrik brinner upp, om man förlorar en viktig upphandling, om en skandal uppdagas eller om en pandemi sveper över världen. Eller för all del av positiva orsaker, som expansion till en ny marknad, börsintroduktion eller förvärv.

Det är ofta väldigt bråttom att få en kompetent person på plats. Det finns inte tid att genomgå en rekryteringsprocess, som ofta tar minst ett halvår, för då tappar man fart eller riskerar att störta in i kaos. Plötsliga vakanser kan uppstå av alla möjliga skäl, till exempel vid sjukskrivning, när någon fått sparken eller när någon själv sagt upp sig och inte är lämplig att behålla under uppsägningstiden.

Ibland handlar behovet om att få in en resurs snarare än unik kompetens. Föräldravick är idag en av de vanligaste anledningarna att ta in interimsledare. Alternativet, en visstidsanställd vikarie, får man enligt LAS inte avsluta hur som helst; reglerna kan garantera den anställde att få vara kvar tills den ordinarie personen är tillbaka. Och det vill företaget inte alltid.

Även personalpolicy kan leda till behov av interimsledare. Framför allt större organisationer kan ha formellt anställningsstopp, men det förekommer att de ändå har större acceptans för konsultkostnader. Och eftersom det fortfarande finns massor att göra blir lösningen att ta in interimsledare på alla möjliga positioner. Om företaget gör uppsägningar kan det vara omöjligt att samtidigt anställa på grund av förtursregler, eller av psykologiska skäl, och även då kan interimsledaren dyka upp.

Ett fenomen som blir allt vanligare är att en form av avancerad ömsesidig prövotid inleder en anställning. För att båda parter ska ha en bakdörr redo om något skulle gå fel inleds förhållandet med en konsultrelation. Om sen ömsesidig kärlek uppstår övergår interimsledaren till att bli anställd.